Åbningstider og ferie

Skriver en kunde klokken 22 en søndag eller midt i sommerferien, er det rart at få at vide, hvornår der bliver svaret. Det klarer et fast fraværssvar. Du skriver beskeden én gang, og Nemma sender den automatisk til nye kunder, mens du har lukket.

Sådan sætter du det op

Gå til Indstillinger → Åbningstider (gruppen Svar). Kun ejeren kan ændre siden, de øvrige i teamet kan se den.

1. Åbningstider - slå hver ugedag til eller fra, og vælg fra og til. En dag, der er slået fra, regnes som lukket. Tiderne er dansk tid, og sommertid håndteres automatisk.
2. Ferie - vælg Første feriedag og Sidste feriedag. Begge dage tæller med, og ferien kan højst vare et år. Ryd datoer fjerner perioden igen.
3. Besked til kunden - skriv et Emne (valgfrit) og selve teksten i feltet Besked. Står emnet tomt, svarer Nemma i kundens egen mailtråd med "Re:" foran kundens emne. Knapperne under teksten sætter variabler ind, hvor markøren står: @fornavn, @navn, @butik og @sagsnr. Har kunden intet navn, udelades variablen, så Hej @fornavn, bliver til Hej,. Sådan ser mailen ud viser beskeden med eksempelværdier.
4. Tænd de svar, du vil bruge: Svar uden for åbningstid og/eller Svar i ferien. Du kan bruge dem hver for sig.
5. Klik Gem. Knappen sidder fast nederst på skærmen, så du ikke skal rulle ned til den. Tiderne gælder først, når du har gemt.

Har du slået et svar til, skal der stå en besked, før du kan gemme. Er alle ugedage lukket, får alle nye sager beskeden. Har du slået Svar i ferien til uden at vælge en ferieperiode, sendes den aldrig.

Beskeden er din egen tekst, ikke AI'ens: den bliver ikke omskrevet eller oversat, og der står ingen AI-oplysning. Den sendes altid til kunden, der skrev, aldrig til andre.

Hvornår sendes fraværssvaret

Nemma er forsigtig med at sende automatiske mails, så fraværssvaret sendes kun, når alle disse passer:

• Mailen kom på e-mail. Messenger og Instagram får det ikke.
• Det er kundens første besked på en ny sag. En kunde, der allerede er midt i en samtale, får det ikke.
• Beskeden ankom uden for åbningstid eller i ferien. Det er ankomsttidspunktet, der tæller, ikke hvornår Nemma når at behandle den.
• Sagen har ikke fået et fraværssvar før: der sendes højst ét pr. sag.
• Kunden har ikke fået et fraværssvar på en anden sag det seneste døgn, så den, der skriver ti gange i weekenden, får ikke ti svar. Der sendes desuden højst 60 fraværssvar i timen for hele butikken.

Når AI'en svarer med det samme

Står kategorien på Sender selv, og AI'en svarer kunden med det samme, sendes intet fraværssvar. Et rigtigt svar er bedre end et "vi har lukket". Kommer AI'en til at holde igen, fx fordi sagen er eskaleret eller kræver din godkendelse af en handling, så venter kunden på dig, og først da sendes fraværssvaret.

På Manuelt og Udkast sendes fraværssvaret straks, mens udkastet venter på dig.

Fraværssvar og kvittering

Fraværssvaret erstatter kategoriens faste kvittering: en kunde får aldrig begge dele på samme sag. Kvitteringen sendes kun, hvis fraværssvaret ikke blev det. Om kvitteringen kan du læse i Manuelt, Udkast og Sender selv.

I sagens Aktivitet står Fraværssvar sendt, med grunden Uden for åbningstid eller I ferien. Fraværssvaret regnes ikke for et svar: sagen står stadig som åben, og tiden til første svar løber videre.