Handlinger på ordrer: annullér, adresse, refundering og bytte

Skal kundens ordre annulleres, have ny adresse eller byttes, foreslår Nemma det som en række under Foreslåede handlinger i svarfeltet i sagen (i ental, når der kun er én). Står kategorien på Udkast, udfører Nemma aldrig noget af sig selv her. Forslaget venter på dig.

Hvem må

Annullering, refundering og bytte flytter penge, så de kræver, at du er ejer, eller at ejeren har givet dig lov med Må refundere og annullere (under Indstillinger → Team, se Team og rettigheder). Som standard er det kun ejeren. Det gælder både knapperne i ordrepanelet og når du godkender et forslag fra Nemma, og det gælder uanset kategoriens tilstand. En supporter uden lov, der prøver, får beskeden Kun ejeren eller en med lov til penge kan refundere og annullere, og handlingen udføres ikke. Ny leveringsadresse, Kassér forslaget og at fravælge et forslag kan alle i teamet. Det, Nemma selv gør i kategorier på Sender selv (se nedenfor), er uændret.

De fire handlinger

• Annullér ordre - kun hvis ordren ikke er afsendt endnu.
• Ny leveringsadresse - kun hvis ordren ikke er afsendt endnu.
• Refundering - kræver altid din godkendelse.
• Byt produkt - bytter varen til et billigere produkt og refunderer prisforskellen.

På hver række står ordrenummeret og det konkrete indhold, fx den nye adresse eller beløbet, og pengehandlinger har mærket Penge til højre. Yderst til venstre står et felt, du kan sætte flueben i. Når handlingen er godkendt, erstattes feltet af et mærke, der viser, hvor den står: Godkendt, Udfører..., Udført, Godkendt - manuelt i Shopify, Fejlede, Afvist eller Gået i stå.

Sådan gør du

1. Læs rækken og tjek, at ordrenummer og detaljer passer.
2. Vælg, hvad der skal ske, med fluebenene. Annullering og adresseændring er valgt på forhånd; pengehandlinger (Refundering og Byt produkt) starter uden flueben og skal vælges til aktivt.
3. Læs AI-udkastet, og ret det, hvis der er brug for det.
4. Tryk send-knappen. Den hedder efter det, du har valgt til: fx Annullér ordre og send, Refundér 49,00 kr og send eller Udfør 2 handlinger og send. Er intet valgt til, hedder den Send svar.

Er du uenig i et forslag, så fjern fluebenet. Handlinger uden flueben bliver afvist, når du sender. Har du fjernet fluebenet ved alle forslag, skal du trykke Kassér forslaget (eller Kassér forslagene), før du kan sende: udkastet er skrevet, som om handlingen sker, og Nemma sender ikke et svar, der kan love noget, du ikke har valgt.

Hvad send-knappen gør

Ét klik gør to ting: Nemma udfører de valgte handlinger i Shopify og sender derefter svaret til kunden, når de alle er gået igennem. Men kun hvis ændringen faktisk lykkedes.

Går noget galt, bliver svaret ikke sendt. Rækken skifter til Fejlede med en forklaring, og du kan skrive til kunden selv. Sådan undgår du, at kunden får en mail om en annulleret ordre, der stadig er aktiv.

Er der ikke noget udkast, der venter, udfører knappen bare handlingen, og du sender selv svaret bagefter.

Lige før Nemma udfører handlingen, tjekkes ordren en gang til. Er den nået at blive afsendt i mellemtiden, eller passer kundens mailadresse ikke længere til ordren, bliver handlingen stoppet.

Penge kræver altid din godkendelse

Både Refundering og Byt produkt kan aldrig gå automatisk igennem. Du skal vælge dem til hver eneste gang.

Vælger du en Refundering til, registrerer Nemma din godkendelse - men selve pengeoverførslen laver du selv i Shopify admin. Rækken skifter til Godkendt - manuelt i Shopify og minder dig med en note om at gennemføre refunderingen der. Nemma flytter ikke penge på et refunderingsforslag, og der bliver ikke sendt et svar til kunden på det klik. Når du har refunderet i Shopify, sender du svaret selv.

Annullér og refundér selv fra ordrepanelet

Vil du handle uden at vente på et forslag, kan du bruge knapperne under Kundens ordre i højre side af sagen (på smallere skærme åbnes panelet med Ordre og aktivitet):

• Annullér ordre - kun for ordrer, der ikke er afsendt. Du bekræfter med Bekræft annullering, kunden refunderes automatisk, og varerne lægges tilbage på lager.
• Refundér beløb - beløbet er udfyldt med det, der kan refunderes. Du kan rette det og skrive en årsag (valgfri) og trykke Refundér .... Du kan højst refundere det, der er tilbage på ordren.
• Åbn i Shopify - åbner ordren i Shopify admin.

Uden lov til penge er Annullér ordre og Refundér beløb slået fra, og teksten Kun ejeren eller en med lov til penge kan refundere og annullere står under dem.

Her er dit klik selve godkendelsen, så refunderingen sker rent faktisk i Shopify, uden at du skal derind. Der bliver ikke sendt noget svar til kunden, så det skriver du selv.

Sådan virker et bytte

Byt produkt er det ene sted, hvor Nemma selv refunderer på baggrund af et forslag. Vælger du det til, ændres ordren til det nye produkt, og prisforskellen sendes retur.

Et bytte kan kun foreslås, hvis alt dette passer:

• Ordren er ikke afsendt.
• Ordren har præcis én varelinje med antal 1.
• Det nye produkt er billigere end det gamle.
• Det nye produkt er på lager.
• Shopify-appen har tilladelsen write_order_edits (se AI'en kan ikke finde produkter eller bytte en vare).

Vil kunden bytte til noget dyrere, foreslår Nemma i stedet at annullere ordren, så kunden kan bestille på ny. Er ordren ikke betalt endnu, men kun reserveret, refunderes der ingenting. Så bliver kunden bare opkrævet det lavere beløb, og det står på rækken.

Hvis en handling går i stå

Dør en handling midt i kaldet til Shopify, prøver Nemma aldrig igen af sig selv, fordi et nyt forsøg kunne refundere to gange. Efter et kvarter står der Handlingen gik i stå over svarfeltet. Se efter på ordren i Shopify, og fortæl, hvad du så: Den blev udført eller Der skete ingenting (ved et bytte også Ordren blev ændret, men pengene kom ikke retur). Knapperne flytter ingen penge - de retter kun sagens journal. Blev en handling godkendt, men kom aldrig i gang, kan du vælge Sæt i gang igen eller Annullér handlingen. Sæt i gang igen på en pengehandling kræver samme lov som at godkende den.

Ordre lagt med en anden mail

Er ordren lagt med en anden mail, end kunden skriver fra, kan du bekræfte den i sagen, og så kan du annullere, refundere eller bytte på den som ellers, hvis du må flytte penge. Der er to forskelle: AI'en foreslår ikke selv en ny leveringsadresse på en sådan ordre (kunden bliver bedt om at skrive fra ordrens mail), og svaret på sagen sendes aldrig automatisk. Se Ordre lagt med en anden mail.

Sender du et svar sammen med en handling, fx Annullér ordre og send, går svaret, når handlingen er udført. Her er der ikke de 15 sekunders fortrydelse, som et almindeligt svar har, og du kan ikke vedhæfte filer i samme klik.

Sender selv

Står kategorien på Sender selv, kan Nemma selv annullere en helt ny, ikke-afsendt ordre (under et døgn gammel og på højst 2.500 kr) og ændre leveringsadressen på en ikke-afsendt ordre. Alt, der kræver godkendelse - som pengehandlinger og ældre eller dyrere ordrer - får sagen til at falde tilbage til Udkast, så handlingen venter på dig.

Læs også Godkend og ret AI-udkastet.